Manajemen Proyek & Resiko

·         Siklus hidup proyek

Proyek merupakan suatu pekerjaan sementara. Proyek memiliki tujuan yaitu menghasilkan sesuatu yang mendapatkan nilai plus atau menghasilkan suatu produk. Produk dalam pengembangannya memiliki tahap-tahap yang akan dilalui saat proses produksi dapat di artikan sebagai berikut.

1.    Riset dan pengembangan

Memulai penelitian atau pengembangan sasaran pasar, barang atau jasa apa yang memiliki potensi besar di dalam pasar.

2.    Pengenalan ke pasar

Memprediksi dan menilai tanggapan produk yang di pasarkan

3.    Tumbuh

Produk mulai di lirik sedikit demi sedikit

4.    Matang

Produk yang dihasilkan mendapatkan tingkat tertinggi

5.    Penurunan

Produk mengalami penurunan yang disebabkan factor x

Contoh: kurangnya inovasi

6.    Mati

Tahap terakhir dimana produk sudah tidak di inginkan pasar atau konsumen

Setiap produk yang dikeluarkan akan selalu mengalami siklus tersebut, dimana produk tersebut pernah menjadi best seller kemudian mati produksi karena kurangnya inovasi yang diberikan oleh suatu perusahaan atau pelaku pembuat produk tersebut. Secara garis besar proses atau tahapan proyek dibagi menjadi:

1.    Konsepsi

Secara umum pengenalan konsepsi dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

1.    Inisiasi

Inisiasi merupakan ide yang di dapatkan oleh pemilik usaha tentang proyek baru.

2.    Kelayakan

Kelayakan merupakan pengembangan masalah yang akan di hadapi produk bila keluar ke pasar dan mencari solusi untuk permasalahan tersebut.

2.    Perencanaan

Dalam perencanaan ini merupakan moment penentu spesifikasi produk apa yang akan di pasarkan. Dalam tahap ini perusahaan akan berdiskusi tentang anggaran biaya yang dikeluarkan, resiko-resiko yang akan di hadapi, serta solusi untuk menangani problem yang terjadi.

3.    Eksekusi

Beberapa tahap dalam sebuah eksekusi:

1.    Desain

Suatu perusahaan akan membuat produk terlihat menarik sesuai permintaan pasar.

2.    Pengadaan

Pengadaan disini merupakan fasilitas pendukung produksi harus tersedia.

3.    Produksi

Setelah fasilitas dan bahan-bahan yang di perlukan memenuhi persyaratan, maka dapat dilakukan produksi.

4.    Implementasi

Setelah proses produksi selesai maka dilanjutkan dengan memastikan bahwa produk yang akan di pasarkan telah memenuhi persyaratan.

4.    Operasi

Setelah produk melewati tahap eksekusi maka produk siap untuk dipasarkan. Perlu diketahui siklus yang terjadi tidak selalu melewati tahap-tahap yang telah disebutkan tadi.

·         Organisasi proyek

Sebuah organisasi jika sudah memiliki perkembangan yang cukup pesat, pasti organisasi tersebut akan terus memfokuskan diri untuk menambah skill atau kemampuan orang-orang yang ada didalamnya. Secara umum penyusunan struktur organisasi dibagi menjadi:

1.    Berdasarkan produk

Suatu organisasi atau perusahaan jika memiliki beberapa produk maka akan membentuk tim atau bagian berdasarkan produk yang di pasarkan.

2.    Berdasarkan lokasi

Bila suatu perusahaan sudah jauh berkembang pesat dan memiliki modal yang cukup, perusahaan akan membagi bagian-bagian berbeda setiap produk yang mereka akan pasarkan.

Contoh: PT.Asmo Indonesia yang ada di cikarang hanya memproduksi baju,

   sedangkan PT Asmo Indonesia yang ada di tangerang memproduksi tas

3.    Berdasarkan proses

Setiap perusahaan pasti akan membagi bagian sesuai proses produksi yang berfungsi untuk mempermudah pekerjaan pada masing-masing bagian.

4.    Berdasarkan pelanggan

Perusahaan biasanya memiliki target pelanggan, yaitu misalkan membagi pelanggan berdasarkan gender, umur.

5.    Berdasarkan fungsi

Suatu perusahaan membagi atau memisahkan bagian penting sesuai fungsinya.

Contoh: bagian produksi, bagian keuangan, bagian design, dll.

A.   Proyek bagian dari organisasi fungsional

Dalam suatu perusahaan, perusahaan membagi bagian berdasarkan fungsi pada masing-masing bagian. Contoh bagian produksi, bagian pemasaran, bagian keuangan.

Dalam pembagian sesuai fungsi ini memiliki kelebihan, yaitu;

1.    Proses dalam pengerjaan atau pembuatan produk sangat cepat karena mempunyai fleksibilitas tinggi.

2.    Mempunyai ahli-ahli di bidangnya.

3.    Proyek dapat menjadi acuan untuk meningkatkan prestasi yang akan mempengaruhi perkembangan produk.

Selain memiliki kelebihan, bagian ini juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu;

1.    Lemahnya motivasi pegawai yang ditugaskan dalam proyek tersebut.

2.    Ketua divisi atau bagian tidak memberikan pendekatan secara menyeluruh kepada pegawai yang bekerja tiap bagian.

3.    Tidak adanya tanggung jawab penuh untuk menangani proyek.

B.   Organisasi proyek murni

Organisasi proyek murni merupakan organisasi proyek yang terpisah dari organisasi tapi memiliki ikatan dengan organisasi induk yang ada dalam perusahaan tersebut.

Kelebihan struktur ini adalah:

1.    Manajer proyek atau ketua proyek(bagian) memiliki kuasa penuh untuk mengelola proyek tanpa melapor kepada atasannya.

2.    Bisa memanfaatkan ahli yang sama dalam satu bidang untuk menjalin kerja sama.

3.    Semua anggota bertanggung jawab terhadap ketua proyek.

Kekurangan struktur ini adalah:

1.    Meningkatnya biaya produksi

2.    Sering terjadi ketidakonsistenan prosedur

3.    Penyalahgunaan wewenang manajer proyek untuk menumpuk sumber daya

C.   Organisasi matriks

Merupakan solusi antara kedua organisasi sebelumnya. Bisa dikatakan merupakan hasil penggabungan dari dua organisasi sebelumnya, tapi tidak menutup kemungkinan memiliki kekurangan.

Kelebihan bentuk organisasi matriks adalah:

1.    Masalah yang muncul tidak terlalu berat.

2.    Manajer proyek bertanggung jawab penuh untuk mengelola proyek

3.    Memiliki konsistensi yang tinggi

Sedangkan, kekurangannya adalah:

1.    Ketidakseimbangan kekuasaan antara manajer fungsional dan proyek

·         Tim proyek

Tim proyek merupakan tim yang terdiri anggota yang ada di dalam organisasi proyek dan dibagi menjadi beberapa bagian. Setiap tim memiliki fungsi masing-masing.

A.   Manajer proyek

Manajer proyek berfungsi untuk mengintegrasikan kegiatan untuk tujuan tertentu. Ia harus berusaha untuk melakukan mengadaan dana, fasilitas, dll agar proyek dapat berjalan dengan semestinya.

Manajer proyek memiliki tanggung jawab yang cukup besar diantaranya;

1.    Menyelesaikan konflik antara anggota tim

2.    Memantau proyek

3.    Merencanakan kegiatan dan tugas akhir termasuk penjadwalan dana penganggaran

B.   Kompetensi dan orientasi manajer proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki wawasan dan latar belakang yang luas, selain itu harus mudah berkomunikasi dan mampu menyampaikan pendapat yang akan menghasilkan kerja sama antara anggota tim

C.   Anggota tim proyek

Dalam anggota tim harus memiliki beberapa bagian yaitu;

1.    Contract Administrator

Bertugas sebagai pembuat proposal, negosiasi kontak.

2.    Project Controller

Bertugas untuk bekerja sama dengan manajer proyek untuk menentukan orang yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas

3.    Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntan dan menyiapkan rincian biaya yang keluar

4.    Costumer Liason

Bertugas sebagai mereview proyek yang sedang dalam pembangunan dan bertangung jawab menjaga hubungan baik antara tim

5.    Production Coordinator

Mengkoordinasikan aspek produksi, dapat berupa memantau pengadaan dan perakitan komponen dan ongkos kirim produksi juga termasuk tanggung jawabnya.

6.    Manajer Lapangan

Mengawasi hasil akhir proyek di lapangan

7.    Quality Assurance Supervisor

Membuat prosedur pelaksanaan demi kualitas yang di butuhkan.

D.   Peran lain di luar tim proyek

Manajer program

Perusahaan besar yang berkembang jika mempunyai proyek yang cukup besar maka harus di tangani oleh orang yang bertanggung jawab penuh untuk mengawasi hasil akhir proyek tersebut.

Tugas manajer program adalah:

1.    Mengevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek

2.    Bekerja sama untuk menyelesaikan konflik yang terjadi

3.    Memastikan bahwa perubahan pada proyek tidak diluar batas estimasi biaya dan waktu yang telah di tentukan

Review Jurnal: Perangkat Lunak(JIT) Just In Time untuk Memprediksi Proyek Perangkat Lunak

PENDAHULUAN

Industri perangkat lunak telah berkembang semakin pesat di Indonesia, baik dari segi teknologi informasi dan komunikasi. Akibat permasalahan tersebut mendorong pengembang atau dunia industri untuk mengambil resiko lebih besar. 

      Perangkat Lunak JIT (Just In Time) yaitu melakukan perencanaan untuk menilai dan mengevaluasi produk yang dihasilkan di awal proyek. Terdapat 2 (dua) alasan penelitian ini menggunakan JIT sebagai pendekatan dalam mengelola resiko. Pertama, metode ini yang paling sukses diterapkan pada seluruh aktivitas proyek industri. Kedua, perangkat lunak JIT dapat mengenali seluruh ruang lingkup resiko proyek perangkat lunak, sehingga penilaian dan evaluasi resiko yang dilakukan dapat menjamin kehandalan dari perangkat lunak yang dihasilkan.

METODE PENELITIAN

              Metode yang digunakan dalam penelitian adalah menggunakan kuisioner. Kuisioner matrik resiko yang digunakan pada penelitian, terdiri beberapa pertanyaan yang berfungsi untuk evaluasi ruang lingkup perangkat lunak JIT. Sedangkan analis dan programmer merupakan representatif responden dari informasi yang dikumpulkan.

                Secara umum bobot yang dibangkitkan untuk menjawab pertanyaan pada matrik resiko adalah nilai probabilitas antara 0 sampai 1 seperti yang terlihat pada tabel 2. 

PEMBAHASAN

RUANG LINGKUP  PERANGKAT LUNAK JIT (JUST IN TIME) 

            Ruang lingkup perangkat lunak JIT manajemen resiko terdiri dari elemen resiko, aktivitas resiko, faktor resiko, matrik resiko dan metodelogi life cycle.

1. Element  Resiko 

           Terdapat 3 elemen dari resiko yang digunakan. yaitu teknologi, biaya dan penjadualan. Elemen teknologi berhubungan dengan kinerja perangkat lunak, yaitu kehandalan, kualitas, fungsi, pemeliharaan dan kegunaan kembali. Elemen biaya berhubungan dengan biaya perangkat lunak selama pembangunan perangkat lunak seperti variable cost, fix  cost dan budget. Sedangkan elemen penjadualan berhubungan dengan jadual proyek selama membangun perangkat lunak, seperti jadual realisasi, jadual pertemuan dengan pelanggan dan anggota pengembang dan jadual perubahan waktu proyek.

2. Aktivitas Resiko

             Aktivitas resiko merupakan evaluasi resiko berdasarkan pandangan dari operasional, strategi, teknologi, bisnis, industri, dan para praktisi. Terdapat 6 (enam) aktivitas yang dilakukan dalam mengevaluasi manajemen resiko perangkat lunak yaitu : 

  1. Identifikasi resiko yaitu pengumpulan informasi mengenai proyek perangkat lunak dan                        mengklasifikasikan informasi tersebut untuk menentukan resiko yang paling potensial dari suatu         proyek.

  2. Strategi dan perencanaan resiko yaitu mengembangkan alternatif-alternatif resiko yang akan               muncul selama pembangunan perangkat lunak.

  3. Penilaian resiko adalah memutuskan dampak resiko yang paling potensial melalui suatu                       penilaian. 

  4. Pengurangan/penghindaran resiko yaitu aktivitas yang dilakukan dalam meminimalkan atau                 menghindari efek resiko.

  5. Membuat laporan untuk mendokumentasikan pengelolaan resiko dari proyek perangkat lunak,             termasuk melakukan perbandingan status resiko dengan resiko  proyek yang pernah dikerjakan.

  6. Prediksi resiko yaitu melakukan prediksi tentang perkembangan resiko dari proyek dengan                 menggunakan interasi data dan pengetahuan. 

3. Faktor Resiko Perangkat Lunak

              Menurut Mc Call dan Boehm terdapat 10 faktor resiko perangkat lunak berdasarkan tabel 1.

4. Matrik Resiko

              Menurut Mc Call dan Boehm matrik resiko digunakan untuk menilai faktor resiko dalam perangkat lunak yang berfungsi untuk mendapatkan perangkat lunak yang berkualitas.

5. Metodologi Just In Time

              Pada metodologi Just In Time, aktivitas evaluasi resiko terdiri dari : identifikasi, strategi dan perencanaan, penilaian, pengurangan/penghindaran, laporan dan prediksi. Kemudian dijabarkan pada setiap tahapan (phase) model proses life cycle. Tidak semua pertanyaan diterapkan pada setiap phase life cycle. Hal ini disebabkan setiap pertanyaan memiliki karaktersitik dalam menilai faktor resiko yang ada pada setiap phase life cycle. 

6. Desain Model SERIM

               The Software Engineering Risk Model (SERIM)  berfungsi sebagai pendekatan untuk menghitung resiko perangkat lunak. Pendekatan berdasarkan pengalaman dan analogi kejadian dan SERIM dihitung berdasarkan pertanyaan matrik resiko perangkat lunak.

KESIMPULAN

               Biaya dan usaha dalam aktivitas dalam manajemen resiko harus lebih kecil dibanding keuntungan akan diperoleh perusahaan jika pengelolaan resiko proyek berhasil. Untuk mancapai  keberhasilan tersebut, efisiensi manajemen resiko bisa meningkat dengan menggunakan alat bantu yang berbasis-komputer. 

               Program aplikasi untuk mengenali resiko pada proyek perangkat lunak, seperti Risk Guide, Riskit maupun ProRisk. Perangkat lunak JIT merupakan model yang digunakan untuk mengelola resiko dalam proyek perangkat lunak dengan melihat resiko dari berbagai prespektif seperti: model proses, elemen resiko, faktor resiko dan aktivitas  resiko.

               Penerapan perangkat lunak JIT dapat mengenali hampir seluruh resiko proyek dan memberikan pengetahuan kepada pengembang perangkat lunak dalam mengelola, mengukur, menilai dan memprediksi resiko.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Boehm, B. W. A Spiral Model of Software Development and Enhancement, Computer. May, 61-72, 1988.  

[2] Boehm, B. W. Software Risk Management: Principles and Practices. IEEE Software, 8(1):32-41, 1991.  

[3] Crossman, Tevron D. Software Quality in the fourth-Generation Technique Environment. Data Processing  25, no 10, 2000 

[4] Grechenig, Thomas and James Zschernitz. Making Code Metrics Useful for Practioners. Proceedings of the third software Engineering Research Forum, Orlando, 1993 

[5] Lawler, RW. System Perspective on Software Quality. Proceedings of the fifth International Computer and Applications Conference, 2001 

[6] McClelland, S., Organizational Needs Assessments : Design, Facilitation and Analysis, Quorum Books, 1995     [7] Karolak, D. 1998. Software Engineering Risk Management. IEEE Computer Society Press, Los Alamitos, CA, USA, 1998.  

[8] Mc Call,  J.A.P.K Richards and G.F. Walter. Factors in Software Quality. General Electric Command and Inforation System Tech. Report 77DIS02, Sunnyvale, 1977 

[9] Murine, Gerald E. Applying Software Quality Metric. Proceedings of the ASQC Congress transactions, Boston, 1983 

[10] Strategy of market software.2007. http://www.idc.com. diakses tanggal 12-10-2008